Электронный архив — это не просто совокупность различного рода эжлектронных документов. Это специализированная система, которая позволяет хранить их надежно, с сохранением конфиденциальности, защитой данных от утечки, слежением за использованием и изменением каждого документа. Электронный архив позволяет быстро и удобно найти все, что вам необходимо. Узнать больше можно по ссылке на профильном сайте «Биорг».
Хранение важных документов компании исключительно в бумажном виде — это уровень прошлого века, и во многих организациях это хорошо понимают. Бумага — древний, общепринятый, но, увы, крайне ненадежный носитель информации. Документы в бумажном виде занимают очень много пространства при хранении, легко сгорают, подвергаются порче. Чернила выцветают, а сама бумага разрушается от времени.
Другое дело — хранить документы в электронном виде. Но бессистемный подход к этому вопросу тоже чреват серьезными проблемами. У вас могут возникнуть трудности с поиском необходимой информации, ее утечками и порчей со стороны злоумышленников или просто некомпетентных и невнимательных сотрудников и коллег. Поэтому создание электронного архива — это работа, которую нужно поручить грамотным профессионалам в данной области.
Плюсы электронного архива
- Доступ к информации упрощается, ведь не нужно перебирать стопки бумаг на складе в поисках одного-единственного нужного вам документа. Доступ к нему при необходимости может получить любой сотрудник, даже если он работает в удаленном режиме, что особенно актуально в современных условиях.
- Быстрый поиск. Подчас мы сталкиваемся с ситуациями, которые буквально доказываю правоту поговорки «время-деньги». Чтобы не тратить время на поиски информации, следует воспользоваться электронным архивом с удобной и интуитивно понятной системой поиска.
- Безопасность. Кто владеет информацией, тот владеет миром. Сегодня об этом знают все. Кибербезопасность и защита данных сейчас одно из самых приоритетных направлений. Электронный архив представляет собой гибкий инструмент, который позволяет устанавливать различный уровень доступа к документам для сотрудников и отслеживать, кто читал эти документы и какие изменения мог в них внести.
